Έναρξη Δραστηριότητας Ανδρέας Κουτούπης και ΣΙΑ EE - Εταιρεία Συμβούλων

Αγαπητοί Φίλοι

Από Σήμερα 1.9.2010 ξεκίνησε και επίσημα πλέον η δραστηριότητα της Εταιρείας Συμβούλων μου με σημαντικότερη εξειδίκευση τις Υπηρεσίες Εσωτερικού Ελέγχου (Assurance και Consulting) και την Επιμόρφωση Στελεχών Επιχειρήσεων. Η εταιρεία έρχεται να καλύψει τις απαιτήσεις των πελατών της μέσα από εκτεταμένες συνεργασίες με τους καλύτερους Ορκωτούς Ελεγκτές και Συμβούλους της Αγοράς.

Ανάλογα με το είδος του Έργου ή του εκπαιδευτικού σεμιναρίου συνεργαζόμαστε Ad-Hoc κάτω από την επίβλεψη του υποφαινόμενου με ΕΜΠΕΙΡΟΥΣ και ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΟΥΣ Συμβούλους κατάλληλους για κάθε έργο. Επίσης, έχουν αναπτυχθεί συνεργασίες με μεγάλες Εταιρείες Ορκωτών Ελεγκτών κυρίως για τις Υπηρεσίες Assurance, όπου πάλι η Διαχείριση του Έργου θα γίνεται από εμένα.

Τι κερδίζει μια εταιρεία με την συνεργασία της με εμάς? Την μεγαλύτερη δυνατή σχέση κόστους / οφέλους, καθώς λαμβάνοντας ποιοτικές υπηρεσίες από συμβούλους με αρκετά χρόνια εμπειρίας πληρώνει μόνο μετά την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου σε ένα κόστος 50-70% λιγότερο από μία Big 4 έχοντας ουσιαστικά πρόσβαση σε στελέχη με πολλά χρόνια εμπειρίας σε μεγάλες εταιρείες Ορκωτών Ελεγκτών. Άλλωστε, η μόνιμη διαμαρτυρία των πελατών στις Big 4 είναι η χρησιμοποίηση στα διάφορα έργα νέων άπειρων ελεγκτών και συμβούλων οι οποίοι ουσιαστικά μαθαίνουν την δουλειά στους πελάτες χωρίς πολλές φορές να έχουν την κατάλληλη καθοδήγηση.

Σκοπός της εταιρείας μας αναλυτικότερα είναι τα κατωτέρω:

- Η Παροχή υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου
- Η Παροχή υπηρεσιών αναγνώρισης, αξιολόγησης και διαχείρισης επιχειρηματικών κινδύνων
- Η Παροχή υπηρεσιών οργάνωσης (Κανονισμοί Λειτουργίας, Πολιτικές και Διαδικασίας) και αξιολόγησης πλαισίου εταιρικής διακυβέρνησης
- Η Παροχή υπηρεσιών μηχανογραφικής υποστήριξης υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου
- Η Παροχή λογιστικών - φορολογικών συμβουλευτικών υπηρεσιών προς επιχειρήσεις
- Η Παροχή υπηρεσιών λογιστικής επαλήθευσης
- Η Εκπόνηση οικονομοτεχνικών μελετών και επιχειρηματικών σχεδίων
- Οι Αποτιμήσεις εταιρειών
- Η Διενέργεια οικονομικών ελέγχων ειδικών αντικειμένων
- Η Διενέργεια ελέγχων απάτης
- Η Διοργάνωση επιμορφωτικών σεμιναρίων και εκπαίδευση προσωπικού επιχειρήσεων
- Η Παροχή υπηρεσιών προσλήψεων και αξιολόγησης ανθρώπινου δυναμικού
- Η Παροχή υπηρεσιών διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων
- Η Παροχή υπηρεσιών γραμματειακής υποστήριξης
- Η Παροχή υπηρεσιών δακτυλογράφησης και μετάφρασης κειμένων.

Σύντομα θα τεθεί σε λειτουργία και η ιστοσελίδα μας στο Internet (www.andreaskoutoupisias.gr) στην οποία θα υπάρχει αναλυτική παράθεση των Υπηρεσιών μας, των προϊόντων μας και των συνεργασιών μας.

Για περαιτέρω πληροφορίες ή επεξηγήσεις μπορείτε να μιλάτε απευθείας μαζί μου στο 6946000968.

Φιλικά


Δρ. Ανδρέας Γ. Κουτούπης MIIA, PIIA, CIA, CICA, CCSA
Άνεξάρτητος Σύμβουλος Εσωτερικού Ελέγχου,
Ιδρυτής Ανδρέας Κουτούπης και ΣΙΑ ΕΕ

Απαντήσεις στο Ερωτηματολόγιο του Προυστ για λογαριασμό του Blog Ηρακλειώτικο Στέκι

Δείτε http://irakliotikosteki.blogspot.com/2010/08/blog-post_4601.html

Audit Committees in the Greek banking institutions: A qualitative investigation of effectiveness

By Dr. Andreas G. Koutoupis MIIA, PIIA, CIA, CICA, CCSA,
Adjunct Lecturer,
University of the Aegean
Department of Business Administration
April 2010

1. Introduction

Recent corporate scandals, such as Enron and WorldCom, have focused the minds of governments, regulators, companies, investors and the general public on weaknesses in corporate governance systems and the need to address this issue (OECD, 2004:1)
Corporate governance issues have always been integral to business practices, beginning with the “agency problem” between corporations, owners, managers and the directors who represent the owners. However, Tricker (2000:xiii), calls the 21st century as the century of governance as concerns the shift from mechanisms of management to legitimacy and accountability in an era when corporate power has become global in its scope.

For over 20 years, a series of committees have been created of inquiry into the financial aspects of corporate governance in most developed countries. As a result, various reports with codes of best practices and recommendations have been emerged or implemented in an attempt to improve corporate governance mainly in the Anglo-Saxon world (Treadway Commission, 1987 and POB, 1993 in the US; Cadbury Report, 1992; Greenbury report, 1995; the Combined Code, 1999; Turnbull, 1999, Higgs Report, 2003 and the new Combined Code, 2003 in the UK).

In the past, the audit committee’s emphasis was on accurate financial reporting. Over the years, the audit committee’s function has expanded into oversight of internal controls and oversees the processes that monitor compliance with laws, regulations and the corporate code of conduct (Colley et al, 2005). However, and despite the prominent and extensive examples of new and tighter rules and guidance for audit committees and the overall audit process, corporate scandals have continued to shock the business community (Enron, Parmalat, Ahold, etc) and have led to serious concerns over the effectiveness of board of directors and audit committees and finally to enact reforms to improve the effectiveness of audit committees (BRC 1999; Sarbanes-Oxley Act, 2002). For example in the Enron case, the Powers report (2002) concluded that Enron’s board
…failed to monitor...and safeguard Enron’s shareholders.
Associated with the greater use of audit committees as a governance mechanism and given that their appointment is currently mandatory for Greek banks (Bank of Greece Governor’s Act: 2577), the author will try to shed light on the drivers that may lead to an effective audit committee (hereafter AC).

2. Audit Committees Effectiveness

“Codes of best practices”, stock exchange requirements, legislation and other guidelines were designed to meet the goal of “making audit committees more effective” (i.e. BRC, 1999:2). However, whether ACs’ are actually discharging their important responsibilities remains insufficiently understood. A serious concern exists over whether AC members are focusing more on procedural matters to protect themselves from liability than on improving their competence and effectiveness as a committee (U.S. General Accounting Office, 2003).
There is a definitional problem which pervades the AC effectiveness literature (Spira, 2002). Most of the best practices and regulations (BRC, 1999, SOX, 2002), as well as most of the researchers (Beasley 1996, DeZoort 1997), identified indicators such as:
 Financial literacy,
 Director independence and
 Frequency of meetings as contributing to AC effectiveness.
Although these studies focus on important characteristics affecting AC performance, the purpose of AC activity and the criteria used to evaluate effectiveness are not clearly defined (Spira, 1998).
According to New Oxford Dictionary:
Effective means successful in producing a desired or intended result
Since the main purpose of the AC is to oversee the accounting, auditing and financial reporting process, effective AC may be defined as the success of AC’s oversight efforts. De Zoort et al (2002) offer the following definition.

However, effective oversight goes beyond mere compliance with the rules; it requires careful consideration of an AC framework that facilitates the coordination of activities and information needed to support the committee’s understanding and monitoring of a company’s financial reporting process (Terrell & Reed, 2003).
Cameron (1986) mentioned that the primary task facing any investigator of effectiveness lies in determining what are the appropriate indicators and measures and that effectiveness is a multidimensional construct. Additionally, many researchers have highlighted the potential validity of employing “soft” and “hard” measures in evaluating team performance (Higgs, 1999). In an earlier case study (Quinn & Cameron, 1983) concluded that major criteria of effectiveness change in predictable ways as organizations develop through their life-cycle. Consistent with Quinn & Cameron (1983), Spira (1998) suggests that audit committee effectiveness is clearly associated with evolution through time.
According to PWC (2003), systems, structure and processes are important indicators to audit committee’s success. Moreover:

2.1.1 Organizational systems, structure and operation

a. AC charter: Adoption and annually reassessing of a written charter, approved by the board, which describes the scope of activities, duties and responsibilities of the AC
b. Independent and qualified members: AC members must be independent, in fact and in appearance, without any “grey” areas compromising independency such as interlocking directorships, related-party transactions, lawyers receiving fee income and kinship relations. Additionally, membership should consist of both financial and non-financial members with a good mix of business judgment, banking experience and knowledge of social and cultural conditions of the country
c. Financial reporting expert with experience in GAAP and audits
d. Meetings and minutes, correspond with the major phases of the financial reporting, external audit and internal audit cycles with a detailed written agenda and adequate supporting papers highlighting matters for decision. When needed, separate meetings should be arranged with senior management, internal and external auditors.
e. Induction and orientation of new members regarding industry matters, entity’s business matters, as well as internal auditing and external auditing matters.

2.1.2 Financial reporting, risk assessment & internal control
f. Review risk assessment process and risk mitigation action plan with details of the bank’s potential fraud, compliance and operating risks.
g. Review and discuss the implementation of key accounting policies and financial reporting and evaluate the overall effectiveness of the internal control and financial, operational and compliance risk management framework.
h. Reinforce a strong “control culture”

2.1.3 Internal and external audit
i. Review and evaluate the objectives, plans and policy of the internal audit department
j. Review the organizational structure, the quality and the effectiveness of the internal audit function
k. Review the operational activities of the auditing staff in the context of achieving their goals and objectives
l. Consider the independence of the external auditors
m. Review the audit plan and the scope of work
n. Review the qualifications, performance and compensation of the external auditors and make recommendations for their appointment
The following figure concludes that internal and external auditors’ effectiveness is associated with AC effectiveness.

In addition, ACs must ensure that they continuously improve their oversight role. Moreover, the AC should reflect and assess its overall operating performance and that of each AC member (PWC, 2003). As an example ACs might benchmark their performance against their formal written chapter (Braiotta, 2002). Continuous education of directors is also an important factor. Tailored workshops with modules led by management, internal audit, external auditors and in-house or external counsel are deemed essential in the continuous education process (PWC, 2003).
Corporate accountability has always been very important and stakeholders rely on the BoD to ensure it. Investors’ activism and stakeholder demands have resulted in numerous proposals for corporate governance reforms in the international environment. Board monitoring and the need for more accountability have been central in most of these reforms.

ACs’ have a critical role to play within the framework of corporate accountability. Initially, it was the Anglo-Saxon environment that supported their establishment followed by a growing global acceptance associated with directors’ conformance and performance roles.

There is no doubt that the role of the AC in banks is of special importance and of particular complexity. Vast sums of money and other financial assets and information are in constant motion, therefore internal controls are unique and singularly difficult. In addition, the technology used in the business is becoming increasingly sophisticated and complex. Given the complexity of those issues, the effectiveness of ACs in banks is of far more greater importance.
In the Greek business environment, ACs are mainly responsible for the monitoring the financial reporting process. The socio-cultural values and forces (high uncertainty avoidance and collectivism) in Greece explain, to a large extent, the legal compliance aspect of corporate governance rather than initiatives derived from business and may affect the performance and decision-making processes (group think). The question of whether AC framework should be left to be determined by free market forces or the regulator framework is a difficult one.
Risk management in Greek banks demonstrates that no systematic approach concerning identification, evaluation and management of risk is followed, while on the other hand seems that the majority of companies are able to identify the main risks that characterize them, however without following specific procedures as a means to secure accuracy and completeness of the identified risks.

3. Research Methodology
The author has decided to choose the “interpretivism” research philosophy in order to enter the social world of ACs and understand their world from their point of view (Saunders et al, 2006). Qualitative research is one of the two major approaches to research methodology in social science. Qualitative research involves investigating participants' opinions, behaviours and experiences from the informants' points of view. These criteria play an important role for the research topic since people involved in ACs will be the centre of attention when gathering data.
The focus of this work will be on exploratory and descriptive research, mapping the field and providing a structured approach to the issue. Multiple cases (Yin, 2003) research strategy has been chosen by the author mainly because case studies:

 Have the potential to provide better understanding of accounting practice (Hopwood, 1987)
 May be used to gain insight of the role and functioning of ACs in organizations and to compare the claimed potential of ACs with its practical achievements and consequences (Power, 1997)
 Generalize the findings and reduce the impact of any corporate culture bias (Yin, 2003).
Therefore, the planned study was based on five Greek banks mainly due to the fact that:
 Those banks represent the five highest market capitalization Greek banks in the ASE (closing date 12Sep2007)
 access to audit committee members and others involved in the AC work could be assured
A non-probability purposive sample (Saunders et al, 2006) of thirteen (13) individuals who have current experience with ACs has been chosen by the author since purposive samples are often used in case study research strategies (Newman, 2000). According to Patton (2002), the selected interviewees are critical since

If it happens there, it will happen everywhere

Two groups of interviewees were chosen in order to add value to the project.
 Internal auditors and ACs members
 External auditors from Big Four public accounting firms who are directly involved in auditing the aforementioned banks.
Interviewing all categories of people involved in ACs offered a rounded picture and some opportunity of checking data validity (Spira, 1998) and can be regarded as data-triangulation (Denzin, 1989).

Prior to the interviews, a list of interview themes about activities and effectiveness of ACs has been sent in advance (10 days) to those that would be interviewed. Those themes were based on the theoretical and conceptual framework and provided a focal point for the interview without restricting dialogue and have been focused around:

 Organization and authority of the audit committee
 Members qualification, background
 Information nature and meetings process
 Oversight of Internal control and risk management systems
 Relationship with external, internal auditors and management
 Assessing AC performance

Providing interviewees with this information before the interview promoted validity and reliability by enabling them to consider the information being requested and allowing them the opportunity to assemble supporting organization documents from their files (Saunders et al, 2006:320).
Prior to the interviews, and in order to support interview data and enhance reliability, the author collected the following documentary secondary data.

Table 3: Overview of the data collected prior to the interviews

BANK 1 BANK 2 BANK 3 BANK 4 BANK 5
Documents AC Charter - AC Charter - -
Annual report Annual report Annual report Annual report Annual report

All face-to-face, semi-structured and one-to-one interviews were carried out between October and November 2007 at the offices of the interviewees. Initially, it was the author’s hope that an agreement to observe an AC meeting could be negotiated. However, Chairmen of the board were reluctant to allow this for confidentiality reasons.

Three (3) interviews were carried out with AC members (one of them was an AC chair), six (6) interviews with internal auditors (two of them were CAEs) and four (4) interviews with external auditors (one partner and three managers).

Figure 7: Interview participants’ roles in the banks

All interviews were conducted in Greek by the author customized the interview instrument for each category of interviewees. Both open and closed questions have been used followed by probing questions in order to explore responses that were of significance to the topic. However, and although there was a full set of questions in the instrument, the author did not ask all the questions and used the instrument in order to guide the interviews.
The interviews with internal and external auditors were tape-recorded. The interviews with the AC members were not tape-recorded since it was felt that, if they were, they would be less likely to discuss sensitive issues. All interviews lasted from 60 to 90 minutes.
The following table presents the interviewee’s role in each bank.

Table 4: Overview of the interviewee’s role in each bank

BANK 1 BANK 2 BANK 3 BANK 4 BANK 5
Interviewees ACC IA ACM CAE ACM
EA EA CAE EA IA
IA - IA - EA

The author emphasized that complete anonymity would be provided to all and to their perspective organization and no other organization member would examine the interview transcript.

By the end of the interview, respondents indicated that they could not think any additional items that might be important in the research.
The first step was to transcribe the interviews word by word and send them to the interviewees for approval. Then all interview transcripts were analyzed based on the analytical protocol recommended by Miles & Huberman (1994) and significant words or phrases were highlighted. Then, the author coded all interview transcripts according to the topics extracted from the interviewees’ answers as well as the conceptual framework presented in 5.1. This process enabled the author to easily drawn upon all things said on each specific topic by all the interviewees.

The four topics of AC effectiveness derived from the interviews are as follows:
1. AC Policy framework
2. AC members profile
3. Informational and Operational practices and procedures
4. Accountability process

The following sections present the aggregation of the answers of the thirteen interviews conducted on the topic of AC effectiveness in the Greek banking institutions as well as the analysis of the documents mentioned in Table 4. The results are presented by topic followed by a short discussion of the most important aspects.

4. Research Findings

4.1 AC Policy framework

The analysis of the documents collected by the author indicated that in the majority of the cases (80%) there is a written AC charter approved by the BoD. However, interviews revealed that only two of the sample banks (Bank 1 & 3) are annually re-assessing their AC charter and only one bank informs stakeholders about its AC Chapter through its internet site (Bank 1). Table 5 below expounds the data from the analysis.

Table 5: AC Charter in Greek banks

The set of questions related to AC Charter was to shed light in the content and context of the charter. A key focus here is to assess whether there is clear term of reference which can highlight the responsibilities and authority of the AC.
The audit committee members-participants were of the opinion that they have a clear reference guide to their responsibilities based on the new legislation (ΒοGA/2577) although argued that the existence of a written charter is an additional constituent of effectiveness. Although AC members felt that they have clear terms of reference through their charter, with the exception of Bank 5 where there is no AC charter yet, the interviews with internal and external auditors’ evidence that AC members are unaware of their objectives and scope of work as a committee. Internal and external auditors felt that their scope of work is restricted overseeing external audit function and review of banks financial statements.

4.2 AC members’ profile
In order to uncover the “quality” of AC members, the interviewees were asked about the selection, orientation and training processes as well as financial expertise and banking sector knowledge of the AC members.

Members’ appointment & independence
The ΒοGA/2577 declares that ACs’ should be composed of non-executive directors with at least one independent member.
The analysis of the secondary data (banks’ annual reports) revealed that all ACs in the sample comply with the definition of independent directors as specified in Law 3016 (Corporate Governance Law). However, only Bank 1 (20%) complies with BRC (1999) which specifies that AC’s should comprise only with outside and independent directors. The main reason seems to be that Bank 1 is listed in NYSE therefore should comply with SOX (2002).
Additionally, and contrary to what is being mentioned to the majority of the AC charters regarding nomination process, interviews revealed that the Chairman of the BoD is proposing a new member to the General Assembly and the shareholders are handling the process in a “rubber-stamp” approach.
The majority of the external and internal auditor partners (70%) agreed that AC members’ independence seems to be the major handicap on the role of ACs and it is based mainly on the nomination process of new AC members

Table 6: AC Members independence in Greek Banks


Induction, orientation and training
Surprisingly, none of the banks (100%) had a formal induction process, orientation and training processes for new AC members although AC interview partners recognize that AC member’s personality is the most important driver for orientation in a new appointment.

However, with the lack of a formal induction process most directors come to ACs assuming what the job is, since they sometime have experience in other boards. Most of the EA and IA interview partners argued that the selection and orientation processes are two of the major handicaps in AC effectiveness.

Qualifications & background
Regarding qualifications of an effective AC member, the following statement sums up well what all interviewees believe to some extent that members’ competence, diligence and independence are key drivers of effectiveness.


Frequently during the interviews, the AC interview partners argued that their extensive financial and auditing background is contributing to AC effectiveness.

The external auditors were argued that the new Governor’s Act (2577) was the driver for the change. One EA (Bank 5) commented as follows:

Traditionally, one of the major weaknesses of the ACs of Greek banks was that its members were not qualified in auditing and or accounting and therefore there were not qualified to carry out their role effectively. However, with the new legislation, banks demonstrated an immediate response to the new requirements.


Table 7: Overview of interview AC members’ background

BANK 1 BANK 3 BANK 5
Interviewee ACC ACM ACM
Background Degree in Finance; MBA;
Prior Senior Partner in one of the Big 8 accounting firms;
ACCA member Degree in Economics;
Twenty five years of experience as a Lead auditor; CIA;
Currently business consultant Degree in Law; Strong experience as an auditor;
Currently CEO of an investment company

Associated with the members’ background it appears that competencies, skills and expertise may generate feelings of self confidence and thereby possibly affecting the performance of members during meetings.
4.3 Informational and Operational practices and procedures
The objective is to shed light on the information protocols between ACs’ and management, internal and external auditors as well as the practices during AC meetings.

Agenda

An important factor affecting the effectiveness of ACs in Greek banks according to the interviews is the quality of information provided to them. ACs rely on receiving “the right information at the right time” (ACM, Bank 5) from CFO as well as the external auditors.

The benefits of highly scheduled and structured meetings with an agenda sent in advance to members are clearly defined by IAs. The interview evidence suggested that in all banks, the agenda is sent to the members along with previous minutes well in advance to the meeting. However, in Bank 1 the CEO (also Chair the BoD) agrees the agenda with the ACC, while in banks 3 and 4 the agenda is prepared using a schedule of routine activities (in accordance with statutory reports and accounts) and in banks 2 and 5 the agenda is prepared mainly by the IA in accordance with prior agendas and minutes.

The following table presents some documentary and logistical features of AC meetings in the Greek banks.

Table 8: Documentary and logistical features of meetings as reported by interviewees
Issue BANK 1 BANK 2 BANK 3 BANK 4 BANK 5
Preparation of Agenda Prepared by the CEO and agreed with Chair Prepared by IA Prepared by Chair Prepared by Chair Prepared jointly by IA and EA
Information sent to members prior to the meeting YES; minutes of prior meeting; reports from IA & EA; Agenda YES; reports from IA & EA; prior minutes of meeting; Agenda YES; prior minutes of meeting; Agenda; YES; Agenda; Reports form IA & EA; prior minutes of meeting; YES; Agenda; prior minutes of meeting;

Meetings

Meetings have been a source of some surprise since almost each bank had a different approach. The interviews identified the irregular pattern of AC meetings. All ACs in the sample meet the legislative requirement that should meet at least four times per year. However, there is a range from 4 meetings/year, up to 16 meetings /year.

Table 9: AC Meetings /year

Meetings participants

With the exception of Bank 1“…Our agenda is driving the attendance at the meetings (ACC)” and in regards to the attendance in meetings, it was clear from the interviewees that AC meetings are almost “isolated” from “external” partners such as senior management and external auditors. Sometimes the CFO is attending AC meetings and most of the audit committee members interviewees said that the presence of the CFO undermine the AC’s “control” of the meetings.

All the external auditors’ interviewees indicated that attendance in every AC meeting will assist is ensuring an effective working relationship between AC and external audit. The EA (Bank 4) commented on that in the following way:
I see the AC as a bridge between management and EAs’ therefore we strongly recommend to the AC to regularly attend some of the meetings. Although AC members have the experience, we can assist them to ask management the relevant questions. However, we rarely attend AC meetings and when this happens is usually before the disclosure of the proxy statement.

However, informal meetings with external auditors are very common. The ACM (Bank 5) mentioned:

I know well the partner of our auditors since we have known each other for more that 20 years. Every couple of months we go out together, have lunch and informally discuss several issues regarding the effectiveness of our controls, the risks we face, etc

In the same path, with the exception of Banks 1 and 3, the IAs had little possibility in attending AC meetings mainly since the internal audit profession is relatively new in Greece and the potential value derived from its operation is not clearly evident. As an IA (Bank 2) clearly stated:

We have to strengthen our perceived role regarding ACs. We need to devote more time in promoting our work with more focused reports in order to be able to attend meetings

Additionally, all banks do not disclose in their proxy statement the number of meetings annually as well as the names of ACMs’ who attended the meetings.

Oversight of internal control system and internal audit
According to the existing AC charters, all ACs (100%) in the sample banks, have a duty to review and monitor the effectiveness of internal control system and especially those policies, procedures and accounting system related to financial reporting. However, interviews revealed that only the 40% of the banks have formal processes in reviewing risk management and internal control systems.

Table 10: Review of the risk management & control systems
According to the AC Charter 100%
Existence of formal processes for reviewing 40%

Here, the interviewees rely on particular documents that ensure the existence of a risk management process throughout the banks. In one case there is a bi-monthly report and in the other case there is a certification by the business units. However, and despite the existence of code of conducts, most of the IAs claimed to be concerned with the culture and the corporate behaviour. The “tone at the top” was the issue of concern.

In all cases (100%) there is an Internal Audit Charter containing a written scope and objectives within. However, only in Banks 1 and 3 (40%), the IA Charter is approved by the AC. According to many IAs’ this charter usually contain the department’s chart, purpose and responsibilities.

Table 11: IA Charter

Existence of an IA Charter 100%
IA Charter approved by the AC 40%

The analysis of the interviews indicates that internal audit departments typically report to the AC and they have an annual internal audit plan but in most of the cases the departments didn’t have the relevant human resources to achieve the plan mainly due to competency and objectivity reasons.

External auditors’ interviewees also believe that IAs do not posses the necessary skills and competencies in order to add value to the organization they serve.

Another important finding was related to the internal audit reports. The analysis indicated that the majority of reports are not user friendly, since they contain much information which is not useful for the audit scope and purpose. There is also lack in the ranking of the audit findings (e.g. significant, major, minor, etc.) as well as no link with the potential risks. However, all ACMs interviewed, mentioned that they pay careful attention to the extent to which management adopt measures to solve any issues raised during the internal audit reports.

Another major issue derived from the analysis is that almost all ACs do not involve in appraising the quality of IA staff. With the exception of appointment and replacement of the CAE, ACs have not developed and implemented performance measures for the accomplishment of IA tasks. Only in banks 1 and 3 there are periodic quality reviews of IA departments taking place by independent third parties that certify the adequacy of the organizational system of internal controls and also the appropriateness of internal audit services.

Oversight of external audit
The focus here is to ascertain how the AC maintains the integrity of the audit process and the independence of the external auditor. According to the existing AC charters, all ACs in the sample banks, have a duty to monitor the selection and evaluate the performance of external auditors.

However, interview evidences that the interaction between external auditors and the AC is limited to monitor the financial-reporting process. Moreover, in all cases (100%), appointment and remuneration of external auditors seems to be a matter of senior management and especially the CFO and the AC sometimes is only informed about the audit firm. Additionally, any approvals for a change in auditors would come from the executive management and especially the CFO.

In addition, in all cases (100%), ACs require only an explanation from the CFO if there is an increase in audit fees and most of the times, ACMs are not aware for any non-audit fees. As an example in Bank 2, the audit firm is providing a numerous of non-audit services such as tax consulting, project management in various projects e.t.c. The Greek Corporate Governance related regulation (L.3016) does not totally prohibit the conduct of non-audit services by the same audit firm.

Most audit committee members and external auditors indicated that they meet with each other approximately two to three times per year although there are some cases such as Bank 1 where there are informal meetings between ACC and the partner of external audit firm. The most common issues discussed during the meetings are related to the audit plan, containing a summary of the audit scope, as well as audit findings. Interviews indicated that:

 There are no formal discussions between external auditors and the AC in regards to any disagreements between external audit and management and
 The relationship between external auditors and the AC is not interactive and seems to be a one-way process since auditors are presenting significant audit findings.

Interviews revealed that, with the exception of Bank 1, there is no formal process for the evaluation of the audit firm. The ACC (Bank 1) illustrated this in the following way:

Table 12: Evaluation of the external audit process
According to the AC charter 100%
Existence of a formal evaluation process 20%

4.4 Accountability process

The objective of this part is to shed light on how the BoD assesses ACs’ operating performance. A key focus here is to assess whether there is an annual action plan and a clear quality assurance plan in order to ensure the effectiveness and efficiency of the aforementioned oversight input and processes which, in turn, lead to a high level of assurance of the BoD’s corporate accountability (Braiotta, 2004).
In Greek banks’, AC evaluation is required by the Governor’s Act 2577. Evaluations should occur by external auditors every three years and ACs’ are evaluated as a part of the overall bank’s control environment.
However, the interviews evidence that in all (100%) cases ACs’ receive the results from the evaluation and do not have a system in place to implement those recommendations. In parallel, ACs’ do not have a system in place to self-assess their performance. Moreover, ACs’ do not have an annual action plan and they do not benchmark a performance review against their AC charter.

5. Conclusions and Recommendations

Interviews exposed that ACs’ are not evaluating their performance and the lack of this evaluation is a significant barrier for improving internal governance and external accountability. ACs and individual members’ performance evaluations represent a valuable opportunity to assess both strengths and weaknesses and evaluate AC’s role and contribution on corporate performance and conformance.

Therefore we can conclude that there is a gap between the theoretical and conceptual framework and field research. In order to ensure accountability, ACs should evaluate their performance on a regular basis (annually) through self-assessments and with the assistance of an external facilitator such as the external auditor. The results of the assessment should be communicated to the BoD and the stakeholders and should be accompanied with an action plan to respond in the identified areas for improvement.

Consequently, the following key driver may be suggested:

Key driver Attributes of effectiveness
Measuring and Improving Performance Develop an assessment framework (i.e a Balanced Scorecard) to improve the accountability process

Interview evidence and discussion presented above, highlighted a number of concerns as to the operational efficiency of the ACs in the Greek banks, although we may conclude that the policies and procedures concerning the AC framework are partially adequate and present a direction for compliance with best practices. However, it is their implementation that can be considered neither effective nor efficient. As such, an “expectation gap” exists between what ACs are expected to do and what they actually do.

This “gap” is possibly associated with the Greek cultural and social framework (uncertainty avoidance, collectivism, passive behaviour from investors, e.t.c.) as well as what Spira (1998) defines as an “infant” stage of evolution.
It is generally acknowledged that it is difficult to address cultural and social issues through a procedural framework. Additionally, as noted in the literature, in high uncertainty avoidance societies, there is a clear tendency for regulatory compliance and organizational legitimacy. Hence, and perhaps reflecting the paramount role of the state in high uncertainty avoidance societies, it is suggested that any mechanisms for improving both the adequacy of AC policies and procedures and their effective implementation, should rely on a relevant enhancement of the AC regulation.

In particular, it is further suggested that the existing regulation may be enhanced, providing sufficient or detailed guidance on the following:
i. The content of the AC charter
ii. The selection/recruitment and induction processes of AC members
iii. The informational and operational routines (i.e. an implementing framework to assess the adequacy of effectiveness and efficiency of the System of Internal Control, combined with auditing and assurance standards such as COSO and GAAS, respectively)
iv. The accountability criteria and processes
Given the fact that ACs’ in the Greek banks are in their “infant” stage and would encounter difficulties with a detailed guidance, the provision of “comply or explain” should be allowed, at least at the early stages of development.
In order for such a mechanism to lead quickly to what Spira (1998) describes as “mature stage” of AC development, it is necessary to be coupled by appropriate disclosures by the financial institutions. The latter on one hand would enhance compliance with the said regulation through market discipline, and on the other hand it would enhance investor activism.

Reference List

American Assembly 1978, Corporate Governance in America, Pamphlet 54. New York, USA: Columbia University

American Bar Association 1980, Committee on Corporate Laws: The Overview Committee of the Board of Directors, Business Lawyer, 35: 1335-1364

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) 1978, Audit Committees: Answers to Typical Questions about their Organization and Operations. New York, USA, American Institute of Certified Public Accountants

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) 1993, Meeting the Financial Reporting Needs of the Future: A Public Commitment from the Public Accounting Profession, New York, USA, American Institute of Certified Public Accountants

Bank of Greece 2002, Governor’s Act GA/2494/5.6.2002, Athens, Greece, Bank of Greece

Bank of Greece 2006, Governor’s Act GA/2577/9.3.2006, Athens, Greece, Bank of Greece

Barrett, M.J. and Tiessen, P. (1989) ‘Organizational Support for Internal Auditing’, Internal Auditing, v.5, n.2, Fall: 52-53

Basel Committee on Banking Supervision 2006, Enhancing corporate governance for banking organizations, Basel, Switzerland, Bank for International Settlements

Bavly, D. (1999) Corporate Governance and Accountability: What role for the regulator, Director, and Auditor?. Westport, CT, USA: Greenwood Press

Bean, J.W. (1999), ‘The Audit Committee’s Roadmap’, Journal of Accountancy, Jan.1999:47-54

Beasley, M.S. (1996), ‘An Empirical Analysis of the Relation between the Board of Director Composition and Financial Statement Fraud’, The Accounting Review, v.71:443-465

Bishop, W.G., Hermanson, D.R., Lapides, P.D. and Rittenberg, L.E. (2000), ‘The year of the audit committee’, Internal Auditor, 57:46-51

Blanchard, D. and Dionne, G. (2003) Risk Management and Corporate Governance. HEC Montreal Working Paper 03-04. HEC Montreal, Canada (Presented at the workshop “The Crisis of Corporate Governance: What’s next?” organized by M.Renaud, president of the Social Sciences and Humanities Research Council of Canada, as part of the Montreal Conference, held on 7 May 2003)
Blue Ribbon Committee (BRC) 1999, Report and Recommendations of the Blue Ribbon Committee on Improving the Effectiveness of Corporate Audit Committees, New York, New York Stock Exchange and National Association of Securities Dealers

Boyd, C. (2004), ‘The structural origins of conflicts of interests in the accounting profession’, Business Ethics Quarterly, v.14, is.3:377-398

Braiotta, L. Jr. (2002), ‘Corporate Audit Committees: An Approach to Continuous Improvement’, CPA Journal, v.72, n.7.

Braiotta, L. Jr. (2004) The Audit Committee handbook, (4th ed.). USA: Wiley

Brilliant D. (1995), ‘Tone at the top’, The Banker, Nov.1995, vol.145

Buckley, A. and Van Der Nat, M., (2003) ‘Derivatives and the non-executive director’, European Management Journal, v.21, issue 3:389-397

Buehler K. and Pritsch G. (2003), ‘Running with risk’, The McKinsey Quarterly, n.4

Business Roundtable 1990, Corporate Governance and American Competitiveness, New York, USA, The Business Roundtable

Business Roundtable 2005, Principles of Corporate Governance, New York, USA, The Business Roundtable

Cadbury Report 1992, Report of the Committee on the Financial Aspects of Corporate Governance, available at URL: http://www.ecgi.org/codes.

Cameron, K., (1986), ‘Effectiveness as paradox: Consensus and conflict in conceptions of organizational effectiveness’, Management Science, v.32, n.5: 539-553

Carcello, J. V. and Neal, T.L. (2000), ‘Audit Committee composition and Auditor reporting’, The Accounting Review, (October):453-467

Carcello, J.V., Hermanson, D.R., Neal, T.L., and Riley, R.Jr., (2002) ‘Board characteristics and audit fees’, Contemporary Accounting Research, (Fall):365-384

Carcello, J. V. and Neal, T.L. (2003), ‘Audit Committee characteristics and auditor dismissals following new going concern reports’, The Accounting Review, (January):453-467

Cohen, J., Pant, L., Sharp, D., (1993), ‘Culture-Based Ethical Conflicts Confronting Multinational Accounting Firms’, Accounting Horizons, v.7, n.3:1-13

Cohen, J., Krishnamoorthy, G. and Wright, A. (2002), ‘Corporate governance and the audit process’, Contemporary Accounting Research, (winter):573-594
Colley J. Jr., Doyle, J., Logan, G. and Stettinius, W. (2005) What is Corporate Governance. USA: McGrew-Hill

Collier, P.A. 1992, Audit Committees in Large U.K. Companies, London, UK, Research Board of the Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW)

Collier, P.A and Zaman, M. (2005) ‘Convergence in European Governance Codes: The Audit Committee Concept’, Corporate Governance: An International Review, v.13, n.6: 753-768

Combined Code (The) 2000, Principles of Good Governance and Code of Best Practice, London, UK available at URL: http://www.ecgi.org/codes

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) 1992, Internal Control-Integrated Framework, New York, USA, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, available at URL:http://www.coso.org/publications

Dallas, G. (2004) Governance and Risk. USA: McGrew-Hill

Darden, C., and Pech, R., (2006), ‘The increasing cost of corporate governance: decision speed-bumps for managers’, Corporate Governance, v.6, n.1:84-95

Dechow, P. W., Sloan, R.G. and Sweeny, A.P., (1996), ‘Causes and Consequences of earnings manipulation: an analysis of firms subject to enforcement actions by the SEC’, Contemporary Accounting Research, 13(10):1-13

DeFond, M.L. and Jiambalvo, J. (1991), ‘Incidence and Circumstances of Accounting Errors’, Accounting Review, v.66, n.3:643-655

De Jong, E. and Semenov, R. (2002), ‘Cross-Country Differences in Stock Market Development: A Cultural View’ available at URL: http://www.ssrn.com

DeMarco, P., and Duffie, D., (1991), ‘Corporate financial hedging with proprietary information’, Journal of Economic theory, v.53, is. 2:261-286

Demb, A. & Neubauer, F.F. (1992) The corporate board: Confronting the paradoxes. New York, USA: Oxford University Press

Denzin, N. (1989) The Research Act: A Theoretical Introduction to Sociological Methods (3rd ed). NJ, USA: Prentice Hall

DeZoort, F.T. (1997), ‘An Investigation of audit committees’ oversight responsibilities’, Abacus (September):208-227

DeZoort, F.T., Hermanson, D.R, Archambeault, D.S., and Reed, S.A. (2002) ‘Audit Committee Effectiveness: A Synthesis of the Empirical Audit Committee Literature’, Journal of Accounting Literature, v.21:38-75
Dickson, M. (2003) ‘Higg’s bold shift in the board balance of power: welcome report of non-executives’, Financial Times, 21 January 2003

Dionne G. and Triki T. (2005), Risk Management and Corporate Governance: The importance of independence and financial knowledge for the board and the audit committee. HEC Montreal Working Paper no 05-15. Department of Finance and Canada Research Chair in Risk Management, HEC Montreal, Canada

Donaldson, M. (2000) Harvard Business Review on Corporate Governance, USA: Harvard Business School Press,

Ernst & Young (2004), Audit Committees Survey: Banking and capital Markets Firms, Ernst & Young LLP

European Commission 1996, Green Paper-The role, position and liability of the statutory auditor in the European Union, Brussels, Belgium, Commission of the European Communities

European Commission 2004, Proposal for a Directive on Statutory Audit of Annual Accounts and Consolidated Accounts, Brussels, Belgium, European Commission

Fama, E.F. (1980), ‘Agency problems and the theory of the firm’, Journal of Political Economy, 88: 288-307

Felo, A.J., Krishnamoorthy, S., Solieri, S.A. (2003), ‘Audit Committee Characteristics and the Perceived Quality of Financial Reporting: An Empirical Analysis’, available at URL:http://www.ssrn.com/abstract=401240

Felton, R., and Watson, M., (2002), ‘Change across the board’, The McKinsey Quarterly, n.4: 40

Felton, R., (2004), ‘A new era in corporate governance’, The McKinsey Quarterly, n.2: 28-41

Gendron, Y., Bedard J. and Gosselin, M. (2004), ‘Getting Inside the Black Box: A field study of practices in “Effective” Audit Committees’, Auditing: A Journal of Practice and Theory, v.23:153-171

Goodwin, J. and Yeo, T.Y. (2001) ‘Two Factors Affecting Internal Audit Independence and Objectivity: Evidence from Singapore’, International Journal of Auditing, n.5:107-125

Grantham, R. (2004), ‘Corporate Governance codes in Australia and New Zealand: propriety and prosperity’, University of Queensland Law Journal, v. 23, n.1:218-225

Gray, S.J. (1988), ‘Towards a theory of cultural influence on the development of accounting systems internationally’, Abacus, 24, (1):1-13

Greenbury Report 1995, Study Group on Directors’ remuneration, available at URL: http://www.ecgi.org

Gwilliam, D. and Kilcommins, M. (1998) ‘The impact of Audit Firm Size and Audit Committee on Perceptions of Auditor Independence and Financial Statement Reliability in Ireland’, The Irish Accounting Review, v.5, n.1:23-56

Harris, M. (2006), ‘How good audit committees get the job done’, CA magazine, Jan/Feb: 16

Harrison, J. R. (1987), ‘The Strategic Use of Corporate Board Committees’, California Management Review, 30:109-125

Healey, M.J. and Rawlinson, M.B., (1993) ‘Interviewing business owners and managers: a review of methods and techniques’, Geoforum, v.24, n.3:339-355

Hellenic Capital Market Commission 1999, Code on Corporate Governance, Athens, Greece, Hellenic Capital Market Commission

Hellenic Capital Market Commission 2000, A code of conduct for companies listed in the Athens Stock Exchange and their affiliated persons (Rule 5/204/14-11-2000), Athens, Greece, Hellenic Capital Market Commission

Hellenic Government 2002, Law 3016 on Corporate Governance, board remuneration and other issues, Athens, Greece, Hellenic Government

Higgs, M. (1999) Senior Management Teams: What makes for Success?. Working Paper Series, no:9912. Henley Management College, UK

Higgs, D. (2003) Review of the role and effectiveness of non-executives directors, The Stationery Office, Department of Trade and Industry, available at: URL: http://www.dti.gov.uk

Hofstede, G., (1983), ‘The cultural relativity of organizational practices and theories’, Journal of International Business Studies, v.14, n.2, Fall: 75-89

Hofstede, G., (1991) Culture and Organization: Software of the Mind. London: McGraw-Hill

Hofstede, G., (2001) Culture’s Consequences (2nded.). Beverly Hills, USA:Sage

Hopwood, A.G., (1987), ‘The archaeology of accounting systems’, Accounting, Organizations and Society, v.12, n.3:207-234

Institute of Internal Auditors 2002a, Practice Advisory 1110-2: Chief Audit Executive (CAE) reporting lines, Florida, USA, The Institute of Internal Auditors

Institute of Internal Auditors 2002b, Recommendations for Improving Corporate Governance: Presented to the New York Stock Exchange, available at www.theiia.org

Institute of Internal Auditors Research Foundation 2003, Internal Audit and Organizational Governance, Florida, USA, The Institute of Internal Auditors

Institute of Internal Auditors 2004, International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, available at www.theiia.org

International Accounting Standards Committee (IASC) 1996, International Accounting Standards. London: Staples Printers Rochester

International Federation of Accountants 2003, Proposed revised code of ethics for professional accountants, available at URL: www.ifac.org

Jankowicz, A.D. (2005) Business Research Projects (4th ed), London: Thomson Learning

Jensen, M.C. (1993), ‘The modern industrial revolution, exit, and the failure of internal control systems’, Journal of Finance, 48: 831-880

Johnson K. and Scholes, (2001) Exploring Corporate Strategy, (2nd ed.) UK: Blackwell Publishing.

Jones, M., Carey, A. and Hunt, J. (2001) The Effective Audit Committee: A Challenging Role. London: ICAEW

Kalbers, L.P. and Fogarty, T.J. (1993), ‘Audit Committee Effectiveness: An Empirical Investigation of the contribution of power’, Auditing: A journal of practice and theory, vol.12 (no.1):24-48

Keasy, K. and Wright, M. (1997), Corporate Governance: Responsibilities, Risks and Remuneration. USA: Wiley & Sons

Keinath, A.K. and Walo, J.C. (2004), ‘Audit Committees Responsibilities: Focusing on Oversight, Open Communication, and Best Practices’, The CPA Journal, November

Kim B. (2003), ‘Recent Developments: Sarbanes-Oxley Act’, Harvard Journal on Legislation, vol.40:235-252

King, R.G and Levine, R. (1993), ‘Finance and Growth: Schumpeter might be right’, Quarterly Journal of Economics, v.108: 717-737

Koutoupis, A. (2004), ‘Corporate Governance and Internal Control Systems’, Economic Chronicles Journal, n.126.

Koutoupis, A. (2005), ‘Internal Audit and Corporate Governance in Greece’, Paper presented at the 3rd European Academic Conference on Internal Audit and Corporate Governance, Cass Business School, City University, London, UK, 6-8 April 2005

KPMG (2003a), ‘Audit Committee Quarterly-Fall 2003’, Audit Committee Institute, available at URL: http:// www.kpmg.com/aci

KPMG (2003b), ‘Building A Framework for Effective Audit Committees Oversight’, Audit Committee Roundtable Highlights, Audit Committee Institute, available at URL: http:// www.kpmg.com/aci

KPMG (2004), ‘Exploring Expectations of Audit Committee Effectiveness’, Audit Committee Roundtable Highlights, Audit Committee Institute, available at URL: http:// www.kpmg.com/aci

Krishman, J., (2005), ‘Audit Committee Quality and Internal Control: An Empirical Analysis’, The Accounting Review, v.80:649-675

Levitt, A., ‘The numbers Game’, speech presented at the New York University, Centre for Law and Business (Washington DC, USA, Sep.1998,www.sec.gov/news/speeches/spch220.txt

Livingston, P. (2003), ‘Financial Experts on Audit Committees’, Financial Executive, Jan-Feb: 6-7

McMullen, D.A., (1996), ‘Audit Committee Performance: An Investigation of the consequences Associated with Audit Committees’, Auditing: A Journal of Practice and Theory, vol.15:87-103

Menon, K. and Williams, J. (1994), ‘The use of audit committees for monitoring’, Journal of Accounting and Public Policy, v.13 (n.1):121-139

Miles, M.B. and Huberman, A.M. (1994) Qualitative Data Analysis (2nd ed). CA, USA: Sage publications

National Association of Corporate Directors (NACD) 2000a, Report of the NACD Blue Ribbon Commission on Audit Committees: A Practical Guide, Washington DC, USA, National Association of Corporate Directors

New York Stock Exchange 1940, Independent Audit and Audit Procedures, Accountant 122, No. 4, (April 6, 1940), p.383

Neuman, W.L., (2000) Social Research Methods (2nd ed.). London, UK: Allyn & Bacon

Noland T.G, Nichols, D and Flesher, D. (2004), “Audit Committee Effectiveness in the Banking Industry”, Management Accounting Quarterly, Vol.5 (n.3)

Organization for Economic Co-Operation and Development (OECD) 1999, OECD Principles of Corporate Governance, Paris, France, Organization for Economic Co-Operation and Development
Organization for Economic Co-Operation and Development (OECD) 2004, The OECD Principles of Corporate Governance, OECD Observer

Papas, A. (1993) European Financial reporting: GREECE, London: Routledge

Patton, M., 1990, Qualitative Evaluation and Research Methods, 2nd ed. USA: Sage Publications

Peters report (Commissie Peters) 1996, Recommendations on Corporate Governance in the Netherlands, Amsterdam Stock Exchange

Power, M. (1997), Audit Society: Rituals of Verification. Oxford:OUP

Powers W., Troubh, R. and Winocur, H. (2002), Report of investigation by the special investigation committee of the board of directors of Enron Corp. Feb. 1, 2002. Houston, TX, USA:Counsel: Wilmer, Cutler and Pickering

Preda report 1999, Codice di Autodisciplina (Report and code of conduct, Committee for the Corporate Governance of Listed Companies), Milano, Italy: Borsa Italiana, available at URL: http://www.borsaitalia.it

PriceWaterhouseCoppers Canada, (1998), Statement by D.W.Smith (new Chair of PriceWaterhouseCoopers Canada following the merger of PriceWaterhouse and Coopers & Lybrand). Press release (archived originally on the PriceWaterhouseCoppers Canada website but no longer available)

PriceWaterhouseCoppers, (2003), Audit Committees: Good Practices for meeting market Expectations, available at URL: www.pwc.com/corporatereporting

Prince, C. (2005) ‘What leading bankers think about sustainability’, Financial Times, 28 November 2005.

Public Oversight Board 1993a, In the public Interest: A special report by the Public Oversight Board of the SEC Practice Section. Stamford, CT, USA, American Institute of Certified Public Accountants

Public Oversight Board 1993b, Issues Confronting the Accounting Profession. Stamford, CT, USA American Institute of Certified Public Accountants

Quinn, R. and Cameron, K., (1983), ‘Organizational life cycles and shifting criteria of effectiveness: Some preliminary evidence’, Management Science, v.29, n.1: 33-51

Ragin, C. (1994) Constructing Social Research. Thousand Oaks, USA: Pine Forge Press


Report of the High-Level Group of Company Law (2002), Experts on a Modern Regulatory Framework for company Law in Europe, Jaap Winter report

Richardson, R.C. and Baril, C.P. (2003) ‘Can Your Audit Committee Withstand the Market's Scrutiny of Independence?’ Financial Executive, v.19 n.1: 35-38

Robson, C. (2002) Real World Research, (2nd ed.). Oxford, UK: Blackwell

Rosen R. (2003), ‘Risk Management and Corporate Governance: The case of Enron’, Connecticut Law Review, Vol. 35:1157-1184

Rubin, J. and Rubin, I.S. (1995) Qualitative Interviewing: The Art of Hearing Data. Thousand Oaks, USA: Sage publications

Sarbanes-Oxley Act (2002), Public Law 107-204. U.S. 107th Congress

Sarens G. and De Beelde I. (2006) Interaction between internal audit and the audit committee: An analysis of expectations and perceptions. University of Gent Working Paper no: 357. Department of Accounting and Corporate Finance, University of Gent, Belgium.

Saunders, M., Lewis, P. and Thornhill, A. (2006) Research Methods for Business Students (4th ed). London, UK: Prentice Hall

Scharff, M.M., (2005), ‘Understanding WorldCom’s Accounting Fraud: Did Groupthink Play a Role?’, Journal of Leadership & Organizational Studies, v.11, n.3:109-118

Securities and Exchange Commission 1980, Division of Corporate Finance, Staff report on Corporate Accountability, Washington, U.S. Government Printing Office

Securities and Exchange Commission 2003, Release n.33-8238, Washington, available at URL: http://www.sec.gov/rules/final/33-8238.htm

Shandor, J., (1989), ‘Audit Committees Take a Broader Role in Corporate policy’, Corporate Controller 2, Nov-Dec: 46-48

Silvermann, D., (2000) Doing Qualitative Research: A practical Handbook. London, UK: Sage

Smith Report 2003, Audit Committees Combined Code Guidance, Financial Reporting Council, available at URL:http://www.frc.org.uk/publications

Smith, C. and Stulz R. (1985), ‘The Determinants of firms’ hedging policies’, Journal of Financial and Quantitative Analysis, v. 20, is.4:391-405

Song, J. and Windram, B., (2000), ‘Benchmarking Audit Committee Effectiveness in the UK’, available at URL: http://ssrn.com/abstract=249865

Sosic, J. and Jung, D. (2002), ‘Work-Group Characteristics and Performance in Collectivistic and Individualistic Cultures’, The Journal of Social Psychology, v.142, n.1:5-23

Spangler, W.D., and Braiotta, L. Jr., (1990), ‘Leadership and Corporate Audit Committee Effectiveness’, Group and Organizational Studies, June: 134-157

Spanos, L., (2005), ‘Corporate Governance in Greece: developments and policy implications’, Corporate Governance, vol.5 (no.1):15-30

Spencer, A., (1983) On the edge of the organization: The role of the outside director. Chichester, USA: John Wiley

Spira, L.F. (1998), ‘An Evolutionary Perspective on Audit Committee Effectiveness’, Corporate Governance: An International Review, vol.6 (no.1):29-38

Spira, L.F. (2002) The Audit Committee: Performing Corporate Governance. Boston, USA: Kluwer

Spira, L.F. (2003), ‘Audit Committees: begging the question?’, Corporate Governance, v.11, n.3, July.

SRI International 1987, Investor Information Needs and the Annual Report, Financial Executive Research Foundation, NJ, USA, Financial Executive Institute

Steinberg, R.M. (2005), ‘How Audit Committees Best Carry Out Responsibilities’, available at http://www.complianceweek.com

Stulz, R., (1984), ‘Optimal Hedging Policies’, Journal of Financial and Quantitative Analysis, v.19, issue 2:127-140

Stulz, R., (1990), ‘Managerial Discretion and Optimal financing policies’, Journal of Financial Economics, v.26, issue 1:3-28

Ta Nea, Greek daily newspaper (25 February 2006)

Terrell, M. and Reed, S. (2003), ‘Audit Committees – A more visible and demanding role’, Corporate Governance: A Guide to Corporate Accountability, Fall 2003

The Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW) 2003, Guidance for audit committees: Evaluating your auditors. London, UK: The Institute of Chartered Accountants in England and Wales

Thomopoulos, P. (2006), The Greek Economy and its Outlook, Speech, available at http://www.bankofgreece.gr/en/announcements

Thomson, L.L. (2004), Making the Team: A guide for managers” (2nd ed.). USA: Pearson Prentice Hall

Treadway Commission (NCFFR) 1987, Report of the National Commission on Fraudulent Financial Reporting, Washington, USA, National Commission on Fraudulent Financial Reporting

Tricker, R.I. (1978) The Independent Director-A study of the Non-Executive Director and of the Audit Committee. London, UK: Tolley Publishing Ltd.

Tricker, R.I. (1994) International Corporate Governance: Text, Readings and Cases. Singapore: Simon and Schuster

Tricker, R.I (2000) Corporate Governance (History of Management Thought). UK: Ashgate Publishing

Turley J. (2002), ‘The future of corporate reporting: From the Top’, Financial Executive, Dec.2002:54-56

Turley, S. and Zaman, M. (2004), ‘The Corporate Governance Effects of Audit Committees’, Journal of Management and Governance, v.8:305-332

Turnbull Report 1999, Internal control: Guidance for Directors of Listed Companies Incorporated in the United Kingdom. London, UK: Institute of Chartered Accountants in England and Wales

U.S. General Accounting Office (2003), GAO Forum on Governance and Accountability, Challenges to restore public confidence in U.S. corporate governance and accountability systems. USA, U.S. General Accounting Office available at URL: www.gao.gov

Vanasco, R.R. (1994) ‘The Audit Committees: An International Perspective’, Managerial Auditing Journal, v.9, n.8: 18-40

Van Hoek, A. (1988), Audit Committees and the Internal auditor, Proceedings of the 2nd European Conference of the Institute of Internal Auditors, Brussels

Vienot I Report 1995, The board of directors of listed companies in France, Conseil National du Patronat Français (CNPF) & Association Francaise des Entreprises Privees (AFEP), available at URL: http://www.ecgi.org

Watts, R. & Zimmerman, J. (1983), ‘Agency problems, Auditing, and the Theory of the Firm: Some Evidence’, Journal of Law and Economics, v.26:613-633

Wild, J. (1994) ‘Managerial Accountability to Shareholders: Audit Committees and the Explanatory power for Returns’, British Accounting Review, 26:353-374

Wild, J. (1996) ‘The Audit Committee and Earnings Quality’, Journal of Accounting, Auditing and Finance, 11(2):247-276

Williams, H.M. (1977), ‘Audit Committees-The Public Sector’s View’, Journal of Accountancy, v. 144, n.3:71-74

Williamson, O.E. (1984), ‘Corporate Governance’, Yale Law Journal, 93: 1197-1230

Wolnizer, P.W., (1995), ‘Are audit Committees red herrings?’, Abacus, 31 (1):45-66

World Bank 2000, Corporate Governance: A Framework for Implementation, Paris, France: World Bank

Yin, R.K. (2003) Case Study Research: Design and Method (3rd ed.). London, UK: Sage

Zong, L., (2004), ‘The road to stronger corporate governance’, The Corporate Board, March/ April: 16-21

Σε περίπτωση που επιθυμεί κανείς να λάβει το πλήρες Paper με τους πίνακες μπορεί να επικοινωνήσει με τον συγγραφέα στο akoutoupis@ba.aegean.gr.

Το Paper αυτό παρουσιάσθηκε στο 8ο Ακαδημαϊκό Συνέδριο για την Εταιρική Διακυβέρνηση και τον Εσωτερικό Έλεγχο που διοργανώθηκε από το Πανεπιστήμιο Αιγαίου (τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων (Χίος)) σε συνεργασία με αρκετά ακόμη Ευρωπαϊκά Πανεπιστήμια τον Απρίλιο του 2010.

Η Εταιρική Διακυβέρνηση και τα Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου στις εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις

από τον Δρ. Ανδρέα Γ. Κουτούπη BSc (Honors), MSc (Internal Audit), PhD (Corporate Governance and Internal Controls), MIIA, PIIA, CIA, CICA, CCSA
Adjunct Lecturer, Πανεπιστήμιο Αιγαίου, Πανεπιστήμιο Στερεάς Ελλάδας και Πάντειο Πανεπιστήμιο
Μέλος Δ.Σ. Ελληνικού Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών
E-Mail: akoutoupis@ba.aegean.gr, andreas.koutoupis@ucg.gr

Το παρόν άρθρο βασίζεται στην διδακτορική διατριβή του συγγραφέα βασικό αντικείμενο της οποίας αποτέλεσε η ανάλυση της επίδρασης των θεσμοθετημένων κανόνων και βέλτιστων πρακτικών εταιρικής διακυβέρνησης στα συστήματα και στις δραστηριότητες εσωτερικού ελέγχου. Ο βασικός στόχος της διδακτορικής διατριβής ήταν ο εντοπισμός και η γνωστοποίηση σε όλους όσους έχουν έννομο συμφέρον, αλλά και στην ακαδημαϊκή κοινότητα και στον επιχειρηματικό κόσμο, των αδυναμιών που χαρακτηρίζουν τις εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις σε κάθε έναν από τους τέσσερις πυλώνες που συνιστούν η εταιρική διακυβέρνηση, η διαχείριση επιχειρηματικών κινδύνων, τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου και ο εσωτερικός έλεγχος σε σχέση με τις βέλτιστες πρακτικές (κυρίως έτσι όπως αυτές εφαρμόζονται στις ΗΠΑ και στην Μεγάλη Βρετανία), η ανάδειξη των σχετικών κινδύνων που απορρέουν από τις υφιστάμενες πρακτικές των επιχειρήσεων και η παραγωγή χρήσιμων συμπερασματικών σχολίων – προτάσεων τα οποία θα μπορούσαν να βελτιώσουν τόσο το θεσμικό πλαίσιο στην Ελλάδα (όπου απαιτείται κάτι τέτοιο), όσο και τις ίδιες τις πρακτικές των επιχειρήσεων. Βασική αρχή του συγγραφέα αποτελεί η πεποίθηση ότι η υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών δεν θα πρέπει να γίνεται αποκλειστικά μέσω κανονιστικών διατάξεων, αλλά ως ουσιαστική αναγνώριση αυτής της ανάγκης από τις ίδιες τις επιχειρήσεις.

Η επιστημονική έρευνα που συνόδευσε την διδακτορική διατριβή επικεντρώθηκε στο σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον και ειδικότερα στις εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις οι οποίες καλούνται τα τελευταία χρόνια να συμμορφώνονται με αυστηρούς κώδικες εταιρικής διακυβέρνησης και κανονισμούς συμπεριφοράς υιοθετώντας συνήθως τις ελάχιστες απαιτήσεις των ανωτέρω κειμένων. Η ερευνητική μεθοδολογία περιέλαβε μία σειρά από μεθόδους άντλησης πληροφοριών όπως χρήση ερευνητικών ερωτηματολογίων, διενέργεια συνεντεύξεων, ανάλυση περιπτωσιολογικών μελετών (case studies), χρήση του διαδικτύου και χρήση ακαδημαϊκών και επαγγελματικών βάσεων δεδομένων, καθώς και οποιαδήποτε άλλη επίσημη ή ανεπίσημη μέθοδο άντλησης πληροφοριών, προσπαθώντας να αποφύγουμε ενδεχομένως παραπλανητικά στοιχεία και δεδομένα που πιθανό να δίνονταν από τους συμμετέχοντες στην έρευνα. Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να αναφέρουμε ότι σημαντικό ρόλο στην συγγραφή της διδακτορικής διατριβής έπαιξε η σχετική επαγγελματική εμπειρία του συγγραφέα και η δυνατότητα πρόσβασης του σε πραγματικά δεδομένα που ξεφεύγουν σημαντικά από την θετική ή αρνητική δήλωση των συμμετεχόντων στην έρευνα με αποτέλεσμα να μπορούν να εξαχθούν ορθά συμπεράσματα.

Στην έρευνα συμπεριλήφθηκαν όλες οι εταιρίες που ήταν εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών για τη χρονική περίοδο 1/1/2004 έως 31/12/2005. Στο δείγμα μας συμπεριλάβαμε τις εταιρίες που ήταν ενεργές όταν εκδόθηκε η απόφαση της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς 5-204-14.11.2000 (και αργότερα ο Νόμος 3016 / 17-5-2002), που επιβάλλει όλες οι εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις να έχουν Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Όποια επιχείρηση ή οργανισμός τέθηκε σε αναστολή ή διαγράφηκε μετά την εισαγωγή του Νόμου 3016 / 17-5-2002 εξετάστηκε κανονικά στην έρευνα μας. Το σύνολο των εταιριών του Χρηματιστηρίου Αθηνών κατά την περίοδο εκείνη ήταν 358, εκ των οποίων οι 254 απάντησαν σε όλα τα ερωτήματα που τους τέθηκαν (ποσοστό περίπου 71%). Το ποσοστό αυτό είναι ιδιαίτερα υψηλό, γεγονός που μας επέτρεψε να εξάγουμε αξιόπιστα αποτελέσματα. Στο σημείο αυτό, θα πρέπει να επισημανθεί ότι σε σημαντικούς κλάδους επιχειρήσεων και οργανισμών όπως οι Τράπεζες, η Υγεία κ.λ.π. αντλήσαμε στοιχεία από το σύνολο των εισηγμένων επιχειρήσεων και οργανισμών (100%). Η ανταπόκριση από τους υπόλοιπους κλάδους, μπορεί να μην προσέγγιζε το ίδιο απόλυτο ποσοστό, παρέμενε όμως σε εξίσου υψηλά (αποδεκτά) επίπεδα για την εξαγωγή αξιόπιστων συμπερασμάτων.

Στη συνέχεια θα παραθέσουμε τις σημαντικότερες επισημάνσεις μας έτσι όπως αυτές προέκυψαν κατά την διεξαγωγή της σχετικής έρευνας:

Εταιρική Διακυβέρνηση

Η Εταιρική Διακυβέρνηση είναι ένα σύστημα αρχών επί τη βάσει του οποίου οργανώνεται, λειτουργεί και διοικείται μια εισηγμένη σε Χρηματιστήριο ή μη εταιρεία, ώστε να διαφυλάσσονται και ικανοποιούνται τα έννομα συμφέροντα όλων όσων συνδέονται με αυτή στα πλαίσια του εταιρικού συμφέροντος. Βασικά συστατικά στοιχεία της Εταιρικής Διακυβέρνησης αποτελούν η Διαχείριση Επιχειρηματικών Κινδύνων, τα Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου και ο Εσωτερικός Έλεγχος των οποίων οι πρακτικές στην Ελλάδα φαίνεται να χρήζουν σημαντικής βελτίωσης.

Τα τελευταία χρόνια έχει βελτιωθεί αρκετά το πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης τόσο στις Η.Π.Α., όσο και σε αρκετές χώρες στην Ευρώπη (ιδιαίτερα στην Μεγάλη Βρετανία). Η Ελλάδα έχει κάνει σημαντικά βήματα στην βελτίωση του πλαισίου εταιρικής διακυβέρνησης, εντούτοις πολλές από τις βέλτιστες πρακτικές που ακολουθούνται από επιχειρήσεις και οργανισμούς που δραστηριοποιούνται στο εξωτερικό δεν έχουν υιοθετηθεί από τις Ελληνικές επιχειρήσεις. Τα σημεία που χρήζουν βελτίωσης σύμφωνα με την έρευνα έχουν ως εξής:

• Η στελέχωση – λειτουργία των Διοικητικών Συμβουλίων τόσο βάσει ποιοτικών, όσο και ποσοτικών κριτηρίων.
• Υποχρεωτική καθιέρωση διαφορετικού προσώπου στην προεδρία του Διοικητικού Συμβουλίου (Πρόεδρος Δ.Σ.) και στην ανώτατη διοίκηση της εταιρείας (Διευθύνοντος Συμβούλου).
• Καθορισμός των αποδοχών βάσει συγκεκριμένων διαδικασιών ώστε να εξασφαλίζεται η ανεξαρτησία των σχετικών αποφάσεων (π.χ. εντός των πλαισίων των αποφάσεων σχετικής επιτροπής αμοιβών και παροχών).
• Σύσταση χρήσιμων υπο-επιτροπών του Δ.Σ. και στους λοιπούς πλην των τραπεζών κλάδους με σκοπό την αποτελεσματικότερη κατανομή αρμοδιοτήτων, την καλύτερη παρακολούθηση τους και την αποτελεσματικότερη διαχείριση των κινδύνων της επιχείρησης.
• Καθιέρωση Επιτροπής Ελέγχου σε όλες τις εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις και οργανισμούς στα πρότυπα του τραπεζικού κλάδου.
• Βελτίωση της συνεργασίας Εσωτερικών – Εξωτερικών Ελεγκτών.
• Βελτίωση των ελεγκτικών δραστηριοτήτων της επιτροπής κεφαλαιαγοράς.

Διαχείριση Επιχειρηματικών Κινδύνων

Παρόλο που έχει συντελεσθεί σημαντική βελτίωση στην εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών εταιρικής διακυβέρνησης στις εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις (κυρίως λόγω της υποχρεωτικότητας εφαρμογής τους σε συμμόρφωση με τις σχετικές νομοθετικές διατάξεις), δυστυχώς όπως κατέδειξε η έρευνα μας και η προσωπική εμπειρία του συγγραφέα, η μεθοδολογία διαχείρισης των επιχειρηματικών κινδύνων αποτελεί άγνωστη λέξη για την συντριπτική πλειοψηφία των εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεων και οργανισμών.
Χαρακτηριστικό γνώρισμα των ανωτέρω αποτελεί η έλλειψη υϊοθέτησης μεθοδολογίας αναγνώρισης και διαχείρισης των επιχειρηματικών κινδύνων. Επί του παρόντος, φαίνεται ότι οι όποιοι κίνδυνοι (στρατηγικοί, λειτουργικοί, πληροφόρησης, συμμόρφωσης κ.λ.π.) εντοπίζονται από τις διοικήσεις των οργανισμών συζητούνται συνήθως άτυπα ή σαν ενδεχόμενα προβλήματα στις συνεδριάσεις των Διοικητικών Συμβουλίων, δηλαδή χωρίς ο εντοπισμός, η αξιολόγηση και διαχείριση τους να έχει προέλθει από σχετική συστηματική διαδικασία. Ακόμη και στις περιπτώσεις που ένας κίνδυνος εντοπίζεται από κάποιο στέλεχος μιας αντιπροσωπευτικής Ελληνικής εταιρείας συνήθως δεν θα υπάρχουν οι διαδικασίες κατάλληλης αξιολόγησης και διαχείρισης του με την δεδομένη μέχρι σήμερα εμπειρία.

Σημαντική παράλειψη του Νόμου 3016 / 17-5-2002 περί εταιρικής διακυβέρνησης κρίνουμε την απουσία της υποχρέωσης αναφοράς των εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών ως προς την στρατηγική διαχείρισης των αναγνωρισμένων κινδύνων προς τους μετόχους, το λοιπό επενδυτικό κοινό και τον κάθε ενδιαφερόμενο για την επιχείρηση (stakeholders). Εντούτοις, ένας μεγάλος αριθμός εταιρειών δημοσιοποιεί τέτοιου είδους αναφορές, συνήθως επιλεκτικές, οι οποίες σε καμία περίπτωση δεν διασφαλίζουν τους μετόχους ως προς την επάρκεια των σχετικών αποφάσεων και ως προς την ορθότητα – πληρότητα των αναγνωρισμένων κινδύνων.



Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου

Παρά την βελτίωση που συντελέσθηκε στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου των επιχειρήσεων έπειτα από την εισαγωγή του Νόμου 3016 / 17-5-2002 περί εταιρικής διακυβέρνησης, δεν φαίνεται να λειτουργεί το κατάλληλα θεσμοθετημένο πλαίσιο λειτουργίας που θα ενίσχυε αυτά. Αυτό σε μεγάλο βαθμό οφείλεται στον οικογενειακό χαρακτήρα πολλών εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεων και οργανισμών, οι οποίες διοικούνται κυρίως βάσει πρακτικών που έχουν επιβληθεί από τις διοικήσεις άτυπα με χαρακτήρα εθιμικού δικαίου. Εύκολα αντιλαμβάνεται κανείς ότι η οργάνωση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου στις μη εισηγμένες στο Χρηματιστήριο επιχειρήσεις (κυρίως εκείνες που δεν λειτουργούν ως θυγατρικές εταιρείες ή υποκαταστήματα μεγάλων πολυεθνικών εταιρειών) θα απέχει παρασάγγας από τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές. Ειδικά για την ανάπτυξη εσωτερικών κανονισμών λειτουργίας η οποία επιβάλλεται από τον Νόμο 3016 περί εταιρικής διακυβέρνησης διαπιστώσαμε ασάφεια του νόμου ως προς το αναλυτικό περιεχόμενο αυτών, γεγονός που είχε σαν αντίκτυπο οι επιχειρήσεις στην συντριπτική πλειοψηφία τους να αντιλαμβάνονται τον εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας με διαφορετική οργάνωση, δομή και περιεχόμενο.


Επίσης, στα πλαίσια της αυξημένης διαφάνειας προς το επενδυτικό κοινό και τους λοιπούς ενδιαφερόμενους για την εταιρεία (stakeholders) θεωρούμε κρίσιμη την υποχρεωτική δήλωση της διοίκησης της κάθε εισηγμένης στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχείρησης σχετικά με την επάρκεια και αποτελεσματικότητα του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου και της Διαχείρισης των Κινδύνων στο ετήσιο δελτίο της εταιρείας.

Έλεγχος

Οι ελεγκτικές δραστηριότητες επί των εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεων χρήζουν σημαντικής βελτίωσης. Οι σημαντικότερες προτάσεις μας παρατίθενται κατωτέρω:

• Οι Υπηρεσίες Εσωτερικού Ελέγχου των εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις θα πρέπει να ενισχυθούν ως προς την αποστολή, την οργάνωση, το ανθρώπινο δυναμικό, την μεθοδολογία, τις εκθέσεις ελέγχου και τους τρόπους κοινοποίησης των αποτελεσμάτων των εργασιών τους ώστε να μπορούν να προσθέσουν αξία και να δύνανται να καλύψουν ελεγκτικά τους κινδύνους που χαρακτηρίζουν την επιχείρηση ή τον οργανισμό. Συστήνεται οι Υπηρεσίες Εσωτερικού Ελέγχου να διενεργούν τους ελέγχους με εστίαση στον Κίνδυνο (Risk Based Internal Audit) και όχι βάσει παραδοσιακών – εμπειρικών μεθόδων.
• Επίσης, θα πρέπει να αναβαθμιστεί ο ρόλος των εξωτερικών ελεγκτών που θα πρέπει να δώσουν μεγαλύτερο βάρος στην επισκόπηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου. Προτείνουμε την υποχρεωτική πιστοποίηση της επάρκειας των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου στα πλαίσια των εξωτερικών ελέγχων που διενεργούν οι ορκωτοί ελεγκτές, καθώς επίσης και την εξέταση του ενδεχομένου περιοδικής επισκόπησης (π.χ. ανά τριετία) της επάρκειας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου των εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών εταιρειών από ορκωτό ελεγκτή ή ελεγκτική εταιρεία διαφορετική από αυτόν ή αυτή που διενεργεί τον εξωτερικό έλεγχο στα πρότυπα του τραπεζικού κλάδου.
• Τέλος, θα πρέπει η ίδια η επιτροπή κεφαλαιαγοράς να αναβαθμίσει τον ελεγκτικό της ρόλο δίνοντας έμφαση στην πρόληψη παρά στην καταστολή προκειμένου να διαφυλάξει το επενδυτικό κοινό από τυχόν ενέργειες που δεν διασφαλίζουν τα συμφέροντα του. Συγκεκριμένα, θα πρέπει να ενισχυθούν οι έλεγχοι συμμόρφωσης με τον Νόμο 3016 περί εταιρικής διακυβέρνησης, την απόφαση 5-204 της επιτροπής κεφαλαιαγοράς κυρίως ως προς την επάρκεια των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, την συμμόρφωση με τους κανόνες εταιρικής διακυβέρνησης και την λειτουργία των υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου που δραστηριοποιούνται σε αυτές.

Σημείωση: Παρά το γεγονός ότι η έρευνα είναι σχετικά παλιά οι διαπιστώσεις ΔΥΣΤΥΧΩΣ ισχύουν ακόμη και σήμερα.

Εσωτερικός Έλεγχος και Σύγχρονη Επιχείρηση

Στη σημερινή παγκοσμιοποιημένη οικονομία όπου οι επιχειρήσεις καλούνται να επιτύχουν όλο και μεγαλύτερα κέρδη μέσα από όσο το δυνατόν ορθολογικότερη χρήση των πόρων τους, ο Έλεγχος ως μία από τις βασικές λειτουργίες της Διοικητικής Οργανώσεως κατέχει τη δική του εξέχουσα θέση.

Ο Έλεγχος έχει σαν πρωταρχικό σκοπό αφενός την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών και στόχων της Διοικήσεως της Επιχείρησης, αφετέρου την προστασία των εχόντων νόμιμα συμφέροντα στην εταιρεία (stakeholders) ειδικά όταν αναφερόμαστε σε Εισηγμένες σε Χρηματιστήρια επιχειρήσεις. Κάθε οργανισμός έχει οργανωμένο το δικό του Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου, το οποίο μέσα από κανονισμούς, πολιτικές, διαδικασίες , οδηγίες, αποσκοπεί στην καλύτερη διαχείριση ή ακόμη τον περιορισμό των Κινδύνων που σχετίζονται με την Επιχειρηματική Δραστηριότητα.

Για την αξιολόγηση του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου ορίζεται ως υπεύθυνη, σχετική ανεξάρτητη υπηρεσία ή πάροχος Υπηρεσιών Εσωτερικού Ελέγχου (π.χ. Εταιρεία Ορκωτών Ελεγκτών ή Σύμβουλος Εσωτερικού Ελέγχου) στην ίδια την επιχείρηση. Η τελευταία προκειμένου να ασκήσει ανεξάρτητα και αποτελεσματικά τον ρόλο της, θα πρέπει να έχει την δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας στην χειρότερη περίπτωση με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρίας, στην καλύτερη περίπτωση με σχετική Επιτροπή Ελέγχου, που θα πρέπει να αποτελείται αποκλειστικά από ανεξάρτητα και με εκτελεστικά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρίας ώστε να διασφαλίζεται η αντικειμενικότητα της.

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου επισκοπεί, αξιολογεί και συμβουλεύει την Διοίκηση της Επιχείρησης σε θέματα που αφορούν το υφιστάμενο Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου της Επιχείρησης, όπως επίσης και σε θέματα Εταιρικής Διακυβέρνησης και Διαχείρισης Επιχειρηματικών Κινδύνων. Επίσης, είναι εκείνη η οποία θα επισημάνει τυχόν Κινδύνους που απειλούν την καλή λειτουργία της Εταιρίας και εκείνη η οποία θα συμβουλέψει στο πως οι Κίνδυνοι που έχουν επισημανθεί, μπορούν να αντιμετωπισθούν. Δεν παίρνει η ίδια μέτρα αντιμετώπισης των Κινδύνων, ούτε κανένα από τα στελέχη της εμπλέκονται με τις Ελεγχόμενες Δραστηριότητες και Λειτουργίες της Επιχείρησης, ώστε να εξασφαλίζεται η αμεροληψία τους.

Ο Εσωτερικός Έλεγχος, σε αντίθεση με τον Εξωτερικό Έλεγχο που περιορίζεται στον Έλεγχο και Πιστοποίηση της ακρίβειας των Οικονομικών Καταστάσεων των Επιχειρήσεων, διενεργεί τόσο Χρηματοοικονομικούς, όσο και Λειτουργικούς, Διοικητικούς και πολλούς άλλους Ελέγχους. Οι παραπάνω έλεγχοι διενεργούνται με την μορφή Ειδικών Έργων, βάσει σχετικού Προγραμματισμού και Προϋπολογισμού. Για την αποτελεσματική διενέργεια τους χρησιμοποιούνται ειδικά Προγράμματα Ελέγχου και μεθοδολογίες κατά περίπτωση που αναπτύσσονται από την ίδια την υπηρεσία.

Ο Εσωτερικός Ελεγκτής για να πετύχει στο έργο του, πρέπει να έχει την αμέριστη υποστήριξη της Διοίκησης της Εταιρίας, που θα του εξασφαλίζει ελεύθερη πρόσβαση στα πάσης φύσεως αρχεία της και κάθε είδους βοηθητικού υλικού το οποίο μπορεί να φανεί χρήσιμο στην αξιολόγηση του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου. Οι Προτάσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να κατευθύνονται προς την Διοίκηση της Εταιρίας, κυρίως σε μορφή γραπτών αναφορών (εκθέσεων ελέγχου), και εφόσον προηγουμένως έχουν συζητηθεί και συμφωνηθεί με τους ελεγχόμενους. Η Διοίκηση με την σειρά της αναλαμβάνει την υλοποίηση των προτάσεων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και θέτει χρονικά όρια για την εφαρμογή τους.

Τα στελέχη μιας σύγχρονης Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί και πρέπει να έχουν διαφορετικό ακαδημαϊκό και επαγγελματικό υπόβαθρο, λόγω των διαφορετικών δραστηριοτήτων και διαδικασιών που ελέγχει η Υπηρεσία στα πλαίσια της Επιχείρησης. Έτσι, μπορεί να απαρτίζεται από Οικονομολόγους, Λογιστές, Διοικητικούς, Ειδικούς στα Μηχανογραφικά Συστήματα κλπ.

Συμπερασματικά, θα λέγαμε ότι η λειτουργία Συστημάτων και Υπηρεσιών Εσωτερικού Ελέγχου μέσα στις Σύγχρονες Επιχειρήσεις κρίνεται απαραίτητη, διότι με την δραστηριότητα τους προστατεύουν τα συμφέροντα των επιχειρήσεων και διασφαλίζουν την απρόσκοπτη οικονομική, αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία τους.

* O Δρ. Ανδρέας Γ. Κουτούπης MIIA, PIIA, CIA, CICA, CCSA εργάζεται ως Ανεξάρτητος Σύμβουλος Εσωτερικού Ελέγχου και Adjunct Lecturer Λογιστικής και Εσωτερικού Ελέγχου στο Πανεπιστήμιο Αιγαίου, στο Πανεπιστήμιο Στερεάς Ελλάδας και στο Πάντειο Πανεπιστήμιο.

8th European Academic Conference on Internal Auditing & Corporate Governance Update

Dear Friends

We would like to provide you with a short update regarding the 8th European Academic Conference on Internal Auditing & Corporate Governance which was held in Chios Island from 21-23 April 2010 and hosted by the University of the Aegean.

Despite the adverse conditions that we all know (i.e. Volcano dust), we managed to accomplish our conference with a great success. Unfortuntely, we had to adjust our PhD Day & Main Conference programmes using our reserve papers (one of them was mine). Many participants managed to come in our conference (Academics, Professionals, undergraduate & Postgraduate students).

We had the opportunnity to discuss several interesting PhD and other working papers and presentations. Our Keynote Speakers James Paterson, from Astra Zeneca PLC, Pavlos Pavlides from Black Sea Trade and Development Bank & Anastasia Tzouanaki from Ernst & Young presented very interesting topics. Also, a great emphasis should be put on Margaret Christ's very interesting presentation regarding the IIA Reserach Foundation and CBOK efforts.

Also, please find attached the final programme after the necessary adjustments for the three difficult but very beneficial days and the excursion that took place on Saturday.

We will stay in touch with our latest implementation efforts.

Conference Program

Wednesday 21 April (PhD Workshop)

Day Chairman: Andreas Koutoupis

08.00-09.00 Registration
09.00-09.15 Welcome by Kostas Lymberopoulos (MBA Director)
09.15-10.00 Paper 1: The Corporate Governance of Stated-Owned Enterprises and Enterprises listed on Athens Stock Exchange. Comparisons, Effects and Proposals for Improvement by Michail Nerantzidis (Panteion University)
10.00-10.45 Paper 2: The quality of internal control and the effects of the imposition of the 8th EU Directive on small-and large-capitalization companies as well as companies under state control by Georgios Kontogeorgis (Panteion University)
10.45-11.00 Break
11.00-11.45 Paper 3: The companies compliance to the regulatory authorities and its impact on the internal audit by Timos Bermperidis (University of the Aegean)
11.45-12.30 Paper 4: Determinants of internal audit contribution to strategic management by Nor Hafizah Zainal et al. (International Islamic University Malaysia)
12.30-14.00 Lunch Break
14.00-14.45 Paper 5: Risk-based internal audit model for assurance engagements by Philna Coetzee (University of Pretoria)
14.45-15.30 Paper 6: Examining the interactions between financial reporting and management accounting practices in Greek companies after the adoption of IAS by Sotirios Karatzimas (University of the Aegean)
15.30-15.45 Break
15.45-16.30 Paper 7: Financial reporting quality: definition and measurement of qualitative characteristics by Stergios A. Tasios (University of the Aegean)
16.30-16.45 Closing
20.30-22.30 Conference Dinner – Loukoumi Restaurant

Thursday 22 April

Day Chairman: Anastasios Tsamis, Panteion University

08.15-09.00 Registration
09.00-09.15 Welcome by Vassilios Angelis, University of the Aegean
Welcome by Eleni Rogdaki, Academic Conference Chair
09.15-10.15 Keynote Speaker: James Paterson, AstraZeneca PLC
10.15-11.00 Paper 1. Effective Sizing of Internal Audit Departments: A Conceptual Model and Analysis by Urton L. Anderson, Margaret H. Christ, Karla M. Johnstone
& Larry Rittenberg
11.00-11.15 Break
11.15-12.00 Paper 2. Audit Committees in the Greek banking institutions: A qualitative investigation of effectiveness by Andreas Koutoupis & Dimitrios Charamis
12.00-12.45 Paper 3. The Internal Auditing Function (IAF) in periods of crisis: Should we reduce or expand its activity? Results of empirical research by Paolo Roffia
12.45-14.15 Lunch Break
14.15-15.00 Paper 4. Evaluation of Corporate Governance criteria set for Business Ethics Award in Greece based on perceptions of different stakeholders by John Filos
15.00-15.30 Break
15.30-16.45 Workshop
16.45-17.00 Conference Reception
20.30-22.30 Conference Dinner – Grecian Castle Restaurant

Friday 23 April

Day Chairman: Andreas Koutoupis, University of the Aegean

08.15-09.15 Registration
09.15-10.45 “The effects of voluntary exercise of internal controls over Financial Reporting on Internal Auditing and Corporate Governance”
Keynote Speakers: Pavlos Pavlides (Black Sea Trade & Development Bank) & Anastasia Tzouanaki (Ernst Young)
10.45-11.15 Break
11.15-12.00 “Can we really measure internal audit effectiveness?” by Marika Arena & Giovanni Azzone
12.00-12.45 “An Examination of Internal Audit’s Theoretical Role in Enhancing Governance: The Case of Australian Public Universities” by Joe Christopher
12.45-14.00 Lunch Break
14.00-14.45 “The Role of Modern Internal Auditing and Corporate Governance in Turkey: A Benchmark Analysis on Companies with Corporate Governance Rating Scores that Listed in Istanbul Stock Exchange Corporate Governance Index (CGI)” by Tamer Aksoy
14.45-15.45 Workshop (Current IA Research)
15.45-16.15 Closing Remarks Anastasios Tsamis, Panteion University, Greece

Please do not hesitate to contact me in case you need further information at akoutoupis@ba.aegean.gr

Best Regards



Dr. Andreas G. Koutoupis MIIA, PIIA, CIA, CICA, CCSA
Conference Chair
Adjunct Lecturer
University of the Aegean

Εσωτερικός Ελεγκτής - Ένα Επάγγελμα με Μέλλον

από τον Δρ Ανδρέα Γ. Κουτούπη ΜΙΙΑ, PIIA, CIA, CICA, CCSA,
Ανεξάρτητο Σύμβουλο Εσωτερικού Ελέγχου &
Adjunct Lecturer
Πανεπιστήμιο Στερεάς Ελλάδας, Πανεπιστήμιο Αιγαίου και Πάντειο Πανεπιστήμιο
Μέλος Δ.Σ. Ελληνικού Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών

Τα τελευταία χρόνια η χώρα μας δοκιμάζεται από την οικονομική κρίση, σοβαρό αίτιο της οποίας αποτελούν τα αυξημένα κρούσματα απάτης και διαφθοράς. Ένα από τα επαγγέλματα που κατεξοχήν συμβάλλουν στην ενίσχυση των επιχειρήσεων και οργανισμών ενάντια σε τέτοια φαινόμενα είναι αυτό του Εσωτερικού Ελεγκτή (Internal Auditor). Στην Ελλάδα οργανισμοί τόσο στον ιδιωτικό, όσο και στον δημόσιο τομέα, είτε υποχρεούμενοι από το κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας των επιχειρήσεων (π.χ. εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών επιχειρήσεις), είτε αντιλαμβανόμενοι τα οφέλη που απορρέουν από την σύσταση, στελέχωση και δραστηριοποίηση τμημάτων Εσωτερικού Ελέγχου (π.χ. τράπεζες και πολυεθνικές επιχειρήσεις), είτε επειδή παρέχουν υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου (π.χ. ελεγκτικές εταιρείες) πολύ συχνά αναζητούν εξειδικευμένα στελέχη στον Εσωτερικό Έλεγχο.

Η Ελληνική αγορά χαρακτηρίζεται ακόμη και σήμερα από έλλειψη κατάλληλα εξειδικευμένων στελεχών στον Εσωτερικό Έλεγχο, με αποτέλεσμα οι αμοιβές των υφιστάμενων στελεχών εσωτερικού ελέγχου να θεωρούνται υψηλές για τα ελληνικά δεδομένα ακόμα και σε αυτή την περίοδο οικονομικής κρίσης. Η αδυναμία εξεύρεσης ικανών στελεχών με λογικό κόστος έχει οδηγήσει αρκετές από τις εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών εταιρείες να ‘χρίσουν’ Εσωτερικούς Ελεγκτές υφιστάμενα στελέχη της οικονομικής ή άλλων διευθύνσεων, χωρίς αυτά να διαθέτουν πάντοτε τα κατάλληλα προσόντα. Σύμφωνα με τα Διεθνή Επαγγελματικά Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου του Διεθνούς Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών, ‘Ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι μία ανεξάρτητη, αντικειμενική και συμβουλευτική δραστηριότητα η οποία σχεδιάζεται με σκοπό να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες κάθε οργανισμού. Επίσης, θα πρέπει να συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων κάθε οργανισμού μέσω μίας συστηματικής και οργανωμένης προσέγγισης, η οποία θα αξιολογεί και θα βελτιώνει την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχειρίσεως κινδύνων, ελέγχου και διακυβέρνησης.’ Εύκολα αντιλαμβάνεται κανείς ότι ανάλογα με την φύση και τις δραστηριότητες του οργανισμού που καλείται να υπηρετήσει ο υποψήφιος εσωτερικός ελεγκτής θα πρέπει να διαθέτει και τα κατάλληλα προσόντα, δεξιότητες και εμπειρίες.

Η θέση του Εσωτερικού Ελεγκτή είναι πολύ σημαντική σε κάθε οργανισμό, καθώς είναι εκείνος που επισκοπεί, αξιολογεί και συμβουλεύει ως προς το υφιστάμενο σύστημα εσωτερικού ελέγχου, δηλαδή τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τα σημεία ελέγχου που έχουν εγκαθιδρύσει οι διοικήσεις των οργανισμών προκειμένου να επιτυγχάνουν τους στόχους τους με οικονομικότητα, αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα και να αντιμετωπίζουν επαρκώς και αποτελεσματικά τους κινδύνους που τις χαρακτηρίζουν. Κάθε οργανισμός έχει το δικό του σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Έτσι, για παράδειγμα διαφορετικές πολιτικές και διαδικασίες ακολουθούν οι τράπεζες από ότι οι βιομηχανικές επιχειρήσεις.

Τα στελέχη μιας σύγχρονης Δραστηριότητας Εσωτερικού Ελέγχου, μπορεί και επιβάλλεται να έχουν διαφορετικό ακαδημαϊκό και επαγγελματικό υπόβαθρο, λόγω των διαφορετικών δραστηριοτήτων και διαδικασιών που ελέγχουν στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων τους. Έτσι, μία υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να απαρτίζεται από Οικονομολόγους, Λογιστές, Μηχανικούς, Τεχνικούς Πληροφοριακών Συστημάτων, κ.λ.π. Επειδή όμως δεν έχουν όλες οι εταιρείες την δυνατότητα επαρκούς στελέχωσης τμημάτων εσωτερικού ελέγχου, κυρίως λόγω περιορισμένου budget, αρκετές φορές αναγκάζονται να τα στελεχώσουν με 1-2 άτομα μόνο, και όπου απαιτείται λαμβάνουν βοήθεια από εμπειρογνώμονες. Έχει άλλωστε αποδειχθεί και στην πράξη ότι οι συνεργασίες τμημάτων εσωτερικού ελέγχου με εξωτερικούς συμβούλους που παρέχουν υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου (co-sourcing) επιφέρει θετικά αποτελέσματα και για τα δύο μέρη, αλλά κυρίως για τον οργανισμό που υπηρετούν.

Επί του παρόντος, οι δυνατότητες εξειδικευμένης εκπαίδευσης στον Εσωτερικό Έλεγχο είναι περιορισμένες στην χώρα μας. Το μάθημα του Εσωτερικού Ελέγχου διδάσκεται στα Ελληνικά Οικονομικά Πανεπιστήμια είτε σαν μάθημα επιλογής, είτε στα πλαίσια μαθημάτων ελεγκτικής. Ιδιαίτερη προσπάθεια για την προώθηση του Εσωτερικού Ελέγχου καταβάλλουν το Πάντειο Πανεπιστήμιο (με το Μεταπτυχιακό Δίπλωμα Ειδίκευσης στην Φορολογία και Ελεγκτική, αλλά και με σχετικά μαθήματα στο προπτυχιακό πρόγραμμα της Δημόσιας Διοίκησης), το Πανεπιστήμιο Αιγαίου, το Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών και το Πανεπιστήμιο Πειραιά όπου έχουν συμπεριλάβει το μάθημα του Εσωτερικού Ελέγχου είτε σαν υποχρεωτικό μάθημα, είτε σαν μάθημα επιλογής στα προγράμματα ορισμένων τμημάτων τους.

Τέλος, όσον αφορά τις διαθέσιμες Επαγγελματικές Πιστοποιήσεις Εσωτερικού Ελέγχου, θα πρέπει να τονίσουμε ότι ενώ μπορεί να μην αναγνωρίζονται επί του παρόντος ως επιπρόσθετα προσόντα στους οργανισμούς του Δημοσίου (πλην ελαχίστων εξαιρέσεων), εντούτοις έχουνε πολύ μεγάλη αξία στον ιδιωτικό τομέα. Η πιο γνωστή επαγγελματική πιστοποίηση είναι αυτή του Certified Internal Auditor (CIA), η οποία απαιτεί επιτυχή συμμετοχή σε εξετάσεις 4 μαθημάτων με ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών και 2 χρόνια εμπειρία στον Εσωτερικό Έλεγχο ή άλλο συναφές επάγγελμα. Εξετάσεις διοργανώνονται συνεχώς από το Διεθνές Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (www.theiia.org) και μπορούν να λάβουν μέρος σε αυτές μέλη του Ελληνικού Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών (www.hiia.gr). Επίσης, προσφέρονται άλλες 2 επαγγελματικές πιστοποιήσεις από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών της Μεγάλης Βρετανίας και Ιρλανδίας, το ΜΙΙΑ και το PIIA. Για τις ανωτέρω πιστοποιήσεις, εξετάσεις διενεργούνται 2 φορές το χρόνο (Ιούνιο και Νοέμβριο) από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών Μεγάλης Βρετανίας και Ιρλανδίας σε διάφορα εξεταστικά κέντρα στην Μεγάλη Βρετανία και Ιρλανδία. Επιπρόσθετα, το Διεθνές Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών παρέχει εξειδικευμένες επαγγελματικές πιστοποιήσεις στον Εσωτερικό Έλεγχο όπως το CCSA, CFSA και CGAP (για περισσότερα βλέπε www.theiia.org/certifications).

Προκειμένου ο Εσωτερικός Έλεγχος να ασκείται αποτελεσματικά θα πρέπει να στελεχώνεται από άτομα που θα κατέχουν τα απαραίτητα προσόντα και δεξιότητες οι οποίες δεν εξαντλούνται με την απόκτηση μιας από τις ανωτέρω πιστοποιήσεις. Ένας αποτελεσματικός εσωτερικός ελεγκτής θα πρέπει να είναι επικοινωνιακός, να μπορεί να αποτυπώνει τα γεγονότα αποτελεσματικά στις σχετικές εκθέσεις ελέγχου και να έχει την αίσθηση των κινδύνων που χαρακτηρίζουν την επιχείρηση και τους πιθανούς τρόπους αντιμετώπισης τους. Τα ανωτέρω περιγραφόμενα ακαδημαϊκά προγράμματα και επαγγελματικές πιστοποιήσεις, σε συνδυασμό με την τακτική παρακολούθηση σεμιναρίων εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης επιχειρηματικών κινδύνων μπορεί να βοηθήσουν στην ανάπτυξη επαρκών στελεχών εσωτερικού ελέγχου. Τη δεδομένη χρονική στιγμή και με την μεγάλη ανεργία που υπάρχει, η ενασχόληση με τον Εσωτερικό Έλεγχο μπορεί να δώσει λύση στους νέους πτυχιούχους δεδομένου ότι χώρος για στελέχη με επάρκεια γνώσεων και δεξιοτήτων στον Εσωτερικό Έλεγχο πάντα υπάρχει.